Kvalitetssikring

ProCom har kompetanse til å lede og gjennomføre kvalitetssikringsprosjekter av ulik karakter og størrelse. Våre dyktige fagpersoner blir i benyttet innenfor blant annet KVU, KS1 og KS2 for større samferdselsprosjekter.

Konseptvalgutredning – KVU, brukes i samferdselssektoren som en samlebetegnelse på et sett dokumenter, og er en faglig statlig utredning i tidlig fase for store prosjekter, strekninger og for transportsystem i byområder. I prinsippet skal KVU gjennomføres før prosjektplanlegging etter Plan- og bygningsloven, men i byer og på lengre strekninger vil det alltid foreligge planer på ulike detaljeringsnivå. I en KVU analyseres transportbehov og andre samfunnsbehov og vurderer ulike prinsipielle måter å løse behovene på, og skal være underlag for kvalitetssikringen.

Hensikten med utredningen er å vurdere alternative måter å løse transportbehov på. Utredningen og etterfølgende kvalitetssikring skal også gi grunnlag for beslutning om man skal starte planlegging etter plan- og bygningsloven.

Ekstern kvalitetssikring av konseptvalgutredningen – KS1, skal gjøres for prosjekter med antatt kostnad over 750 mill. kr.  Det er Samferdselsdepartementet som beslutter om det skal gjennomføres en KVU- og KS1-prosess.

Hensikt med KS1 er å sikre at konseptvalget av store statlige investeringsprosjekter undergis reell politisk styring. Ideelt sett ønsker en at det konseptalternativet som blir valgt gir best ressursutnytting og verdiskaping for samfunnet. Konseptvalget er imidlertid en politisk beslutning. Kvalitetssikrers funksjon er begrenset til å sikre at myndighetene har et solid underlag for eventuell beslutning om igangsetting av forprosjekt.

Kvalitetssikring av styringsunderlag og kostnadsoverslag – KS2, skal gjøres for prosjekter med antatt kostnad over 750 mill. kr.  Prosjekter som meldes opp for KS2 skal være ført frem til fullført forprosjekt. Ved oppstart av kvalitetssikringen skal det foreligge et sentralt styringsdokument for prosjektet, et komplett basisestimat for kostnadene og for eventuelle inntekter, og ferdig utredning av minst to prinsipielt ulike kontraktstrategier.

Hensikt med KS2 er å kvalitetssikre styringsunderlag samt kostnadsoverslag for det valgte prosjektalternativ før prosjektet legges frem til investeringsbeslutning i Stortinget. Dels skal det være en kontroll av om prosjektet er veldefinert med realistiske rammer, dels skal analysen peke fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringene i gjenstående faser av prosjektet.

 

Mer informasjon om KVU / KS1 / KS2

Konseptvalgutredning – KVU

KVU brukes i samferdselssektoren som en samlebetegnelse på nedennevnte dokumenter, og er en faglig statlig utredning i tidlig fase for store prosjekter, strekninger og for transportsystem i byområder. I prinsippet skal KVU gjennomføres før prosjektplanlegging etter Plan- og bygningsloven, men i byer og på lengre strekninger vil det alltid foreligge planer på ulike detaljeringsnivå. I en KVU analyseres transportbehov og andre samfunnsbehov og vurderer ulike prinsipielle måter å løse behovene på, og skal være underlag for kvalitetssikringen.

Hensikten med utredningen er å vurdere alternative måter å løse transportbehov på. Utredningen og etterfølgende kvalitetssikring skal også gi grunnlag for beslutning om man skal starte planlegging etter plan- og bygningsloven.

Det er i alt seks hovedkapitler i konseptvalgutredning:

1. Behovsanalyse – prosjektutløsende behov – som kartlegger interessenter/ aktører i en interessentanalyse og vurderer tiltakets relevans i forhold til samfunnets behov
2. Strategikapittel – mål for prosjektet/tiltaket/byområdet – som med grunnlag i behovsanalysen definerer samfunnsmål og effektmål for tiltaket. Vekt på konsistens, fravær av motsetninger, realisme og verifiserbarhet.
3. Overordnede krav – krav til prosjekt/tiltak og sammenligningskriterier – som sammenfatter betingelsene som skal oppfylles ved gjennomføringen av tiltaket. Kravene kan enten utledes fra samfunns- og effektmålene, eller være ikke-prosjektspesifikke samfunnsmål / rammebetingelser for tiltaket. Fokus skal være på effekter og funksjoner, ikke på tekniske løsninger og detaljer.
4. Mulighetsstudie – Behovene, målene og kravene skal til sammen definere et mulighetsrom. Det er viktig at tilnærmingen til dette ikke blir for snever.
5. Alternativanalyse – utvikling av konsept, vurdering av konsept og anbefaling – heriblant vurdering av nullalternativet og minst to andre konseptuelt ulike alternativer. Dersom nullalternativet har svært kort levetid, bør det også utvikles et ”null pluss”-alternativ. For alle og finansieringsplan. Det skal ha vært gjort en samfunnsøkonomisk analyse av alternativene.
6. Føringer for forprosjektfasen – herunder gjennomføringsstrategi for valgt alternativ.

De tre første kapitlene innebærer en grundig gjennomgang av ulike interessenter og deres behov og konkluderer med hva som er de viktigste behovene. Dette danner grunnlag for å formulere mål for tiltaket (samfunnsmål og effektmål) og hvilke krav konseptene må oppfylle. I det femte kapitlet utvikles ulike konsepter. Konseptene vurderes i alternativanalysen primært i forhold til måloppnåelse og samfunnsøkonomisk analyse som grunnlag for transportetatenes faglige anbefaling om hvilket konsept som skal denne grunnlag for videre planlegging.

Behovsanalysen skal konkretisere det prosjektutløsende behovet og være førende for arbeidet med å lage tiltaksspesifikke mål. I behovskartleggingen bør det anvendes flere metodisk forskjellige tilnærminger for å sikre at metodiske svakheter ikke er til hinder for at analysen lykkes i å beskrive bredden i samfunnsbehov. Behov utover det prosjektutløsende behovet, så som relevante overordnede politiske mål, behovet for å maksimere ønskede sideeffekter og å minimere ulemper, ivaretas i tiltaksspesifikke krav til konseptene.

Mål skal bygge på det prosjektutløsende behovet. Samfunnsmålet skal relateres til den samfunnsutviklingen som virkningen av tiltaket skal bygge opp under og effektmålet skal relateres til virkningen for brukerne. Det finnes egen veileder for utforming av mål, hvor det mellom annet legges vekt på å oppnå etterprøvbarhet.

Overordnede krav til konseptene tar utgangspunkt i målene, og ivaretas gjennom bruk av resultatindikatorer for samfunnsmål og effektmål. I en slik sammenheng er begrepet resultatindikator langt på vei synonymt med krav.

Mulighetsstudien skal vise mulige alternative og helhetlige utbyggingskonsepter med ulike løsningsmuligheter. Konseptene utvikles med bakgrunn i behov, mål og krav. Ofte vil man søke å finne fram til en trinnvis utvikling der ulike løsninger kan kombineres, og der en er åpen for at teknologisk og økonomisk grunnlag kan skifte over tid.

I Alternativanalysen gjøres samfunnsøkonomiske lønnsomhetsberegninger for alle krav som kan regnes om til kroner. Det er to typer ikke-prissatte konsekvenser. En er krav som ikke kan regnes om til kroner, og som betraktes som tiltaksspesifikke ikke prissatte konsekvenser (Pil 4 og 5). I tillegg kan tiltak gi effekter på andre samfunnsområder dvs. eksterne virkninger. Begge typer er relevante i alternativanalysen. (Kilde: Statens vegvesen / NTNU).

Ekstern kvalitetssikring av konseptvalgutredningen – KS1

Konseptvalgutredning og KS1 skal gjøres for prosjekter med antatt kostnad over 750 mill. kr.  Det er Samferdselsdepartementet som beslutter om det skal gjennomføres en KVU- og KS1-prosess.

Hensikt med KS1 er å sikre at konseptvalget av store statlige investeringsprosjekter undergis reell politisk styring. Ideelt sett ønsker en at det konseptalternativet som blir valgt gir best ressursutnytting og verdiskaping for samfunnet. Konseptvalget er imidlertid en politisk beslutning. Kvalitetssikrers funksjon er begrenset til å sikre at myndighetene har et solid underlag for eventuell beslutning om igangsetting av forprosjekt.

Kvalitetssikringens innhold

Kvalitetssikrer skal:

Kontrollere de fire første kapitlene i KVU med hensyn på indre konsistens og konsistens mellom kapitlene. Dette innebærer at dokumentene ikke skal inneholde motsigelser, og at de bygger på hverandre, og om de angitte alternativene er relevante og gyldige i forhold til behov, strategi, overordnede krav og utnyttelse av mulighetsrommet.

Vurdere om de oppgitte alternativene:

– vil bidra til å nå angitte overordnede mål

– tilfredsstiller kravene i kravkapitlet

– fanger opp de konseptuelle aspekter som anses som de mest interessante og realistiske innenfor mulighetsrommet

Utføre en usikkerhetsanalyse av investeringskostnadene etter mønster fra KS2, men med et presisjonsnivå tilpasset forstudiefasen. Gjøre beregninger av usikkerhet knyttet til løpende nytte- og kostnadsstrømmer.

Utføre en samfunnsøkonomisk analyse, hvor forventningsverdiene fra usikkerhetsanalysen samt den stokastiske spredningen knyttet til de systematiske elementene, inngår som inngangsdata.

Gi tilrådning om beslutningsstrategi.

Gi en tilrådning om valg og rangering av alternativ, basert på prissatte og ikke-prissatte virkninger, sammenholdt med en vurdering av beslutningsfleksibilitet og realisme i finansieringsplanen.

Vurdere gjennomføringsstrategien, og hvordan den identifiserte samfunnsøkonomiske nytten kan realiseres. Gi råd om hvilke elementer fra de foregående kapitlene som bør inngå som føringer for forprosjektfasen i styringsdokumentet. Vurdere særskilt elementer en bør være oppmerksom på i et eierperspektiv.

Tidspunkt for kvalitetssikringen

På et så tidlig tidspunkt at det finnes en reell mulighet til å velge mellom alternativer.

Kvalitetssikring av styringsunderlag og kostnadsoverslag – KS2

Hensikt å kvalitetssikre styringsunderlag samt kostnadsoverslag for det valgte prosjektalternativ før prosjektet legges frem til investeringsbeslutning i Stortinget. Dels skal det være en kontroll av om prosjektet er veldefinert med realistiske rammer, dels skal analysen peke fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringene i gjenstående faser av prosjektet.

Hva som utløser kvalitetssikringen

Forventet prosjektkostnad på over 750 mill. kroner.

Grunnlag for kvalitetssikringen

Prosjekter som meldes opp for KS2 skal være ført frem til fullført forprosjekt. Ved oppstart av kvalitetssikringen skal det foreligge:

Sentralt styringsdokument for prosjektet.

Et komplett basisestimat for kostnadene og for eventuelle inntekter

Ferdig utredning av minst to prinsipielt ulike kontraktstrategier.

Kvalitetssikringens innhold

Kvalitetssikrer skal gi tilråding om:

Kostnadsramme for prosjektet inklusive nødvendig avsetning for usikkerhet, samt styringsramme for utførende etat.

Hvordan prosjektet bør styres og organiseres for å sikre en kostnadseffektiv gjennomføring.

Nærmere om innholdet i kvalitetssikringen:

Etterse at prosjektkonseptet er veldefinert og tydelig avgrenset, samt at prosjektet er videreført i tråd med forutsetningene fra KS1. Vurdere om det har skjedd endringer i forutsetningene som kan påvirke anbefalingene fra KS1.

Vurdere om elementene i det sentrale styringsdokumentet gir et tilstrekkelig grunnlag for styring av prosjektet, samt estimering og usikkerhetsvurdering.

Kontrollere kostnadsestimatet (komplett, realistisk, transparent).

Gjennomgå utredningen av kontraktstrategier.

Kartlegge suksessfaktorer og fallgruver.

Gjennomgå prosjektets usikkerhetsbilde, med hovedfokus på kostnadene. Herunder:

– Estimatusikkerhet. Usikkerhet i kostnader for enkeltelementer i estimatet og estimatet som helhet.

– Hendelsesusikkerheter. Eksterne hendelser som enten inntreffer eller ikke inntreffer.

– Reduksjon av risiko. Vurdere hvilken mulighet prosjektet har til å påvirke usikkerheten, samt gevinster og kostnader ved risikoreduserende tiltak.

– Potensialet for kostnadsreduserende forenklinger og reduksjoner i omfang vurderes særskilt.

Gi en samlet tilråding om kostnadsramme og styringsramme for utførende etat.

Gi en tilråding om organisering og styring av prosjektet, herunder valg av kontraktstrategi. Styring av usikkerhetsavsetningen er en særlig problemstilling, og kan tilsi behov for supplerende incitamenter.

Tidspunkt for kvalitetssikringen

Prosjektet skal ha gjennomgått KS2 forut for at det fremlegges for besluttende myndigheter for endelig investeringsbeslutning. Dette faller normalt sammen med avslutning av forprosjektfasen.